Con Office 365 disponemos de herramientas ágiles a las que podemos acceder casi desde cualquier lugar, dispositivo y entorno.
Para cualquier empresa fomentar el trabajo en equipo, la colaboración, el trabajo en remoto o teletrabajo, redunda en una mayor productividad.
Pero para ello, necesitamos que la disponibilidad y la seguridad con el manejo de los datos y documentos se garanticen ya que de ello dependen muchos procesos.
El soporte estrella utilizado por casi todos en nuestras empresas es el Microsoft Office, aunque el cambio en el modo de trabajar hace que la empresa necesite estar más digitalizada para cumplir con los requisitos que demanda el mercado.
Office 365: las ventajas de trabajar en la nube
Disponer de herramientas de productividad que optimice los procesos nos brinda la oportunidad de trabajar de manera más inteligente y colaborar de manera más efectiva.
Eso es exactamente para lo que está diseñado Office 365.
Principales características de Office 365
- Es un servicio que está alojado en la nube
- No necesitas hacer ninguna instalación en tus dispositivos (PC o cualquier dispositivo móvil)
- Suscripción mensual (primer año de permanencia)
- Actualizaciones automáticas incluidas
- Configuración de permisos en función de actividades
- Calendarios de planificación vinculados
- Comunicación por chats, llamadas de voz, videoconferencias…
- Gestión efectiva de movilidad global
Las aplicaciones de ofimática que todos conocemos en los paquetes de Office, son las mismas que dispondrás en de Office 365, con más herramientas que te facilitarán el trabajo:
- Compartir archivos, tareas etc.
- Edición simultánea con tu equipo
- Adjudicas o deniegas permisos
- Control de versiones
Si quieres saber un poco más sobre las novedades de las herramientas de Office en O365, clica en la imagen que te interese:
Acces
PowerPoint
Más soluciones que te aporta Office 365
SharePoint
Gestor Documental
Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web, intranet o interfaz corporativa y portales del empleado.
Incluye muchas funcionalidades y modelos con una potente gestión de contenidos, colaboración entre empleados, clientes o proveedores e inteligencia de negocio. Con una interfaz de usuario familiar e intuitiva y totalmente personalizable.
Con esta solución en tu equipo PC, Mac o dispositivo móvil, puede hacer lo siguiente:
- Crear sitios de intranet, portal del empleado, páginas, bibliotecas de documentos y listas
- Agregar elementos web para personalizar el contenido
- Mostrar elementos visuales importantes, noticias y actualizaciones con un sitio de grupo o comunicación
- Descubrir, seguir y localizar sitios, archivos y personas en toda la empresa
- Administrar proyectos con flujos de trabajo, formularios y listas
- Sincronizar y almacenar los archivos en la nube para que todo el equipo de trabajo pueda trabajar en colaboración de una manera segura
- Ponerse al día de las noticias desde cualquier lugar con la aplicación móvil
SharePoint incluye herramientas preparadas para usar acercando el concepto de Inteligencia Empresarial:
- PerformancePoint: Un potente servicio de administración del rendimiento del negocio. Con herramientas para la creación de paneles, reportes, indicadores KPI, etc. Totalmente integrales en nuestro portal.
- PowerPivot: Te permite compilar datos de múltiples fuentes y convertirlos en tablas dinámicas, establecer relaciones con el «modelo de datos» para realizar eficaces e intuitivas tareas de inteligencia empresarial.
- Servicios de Visio: Para que puedas cargar y compartir los documentos de Visio dentro de SharePoint.
- Flow: te permite automatizar procesos, (desencadenadores y flujos)
Microsoft Teams
Gestión de proyectos (integrantes, clientes, proveedores)
Potente herramienta de interacción y colaboración entre grupos de trabajo.
Al combinar chat, videoconferencias, llamadas, programación de reuniones, compartir recursos, archivos, etc. en una sola aplicación integrada te facilita tareas:
- Programar reuniones privadas con participantes definidos y asistente de horario
- Crear alertas de mensajes urgentes a los destinatarios en cualquier dispositivo
- Visualizar cuándo el destinatario leyó un mensaje que envió con Iconos de lecturas
- Comunicaciones internas: destacar o compartir noticias o mensajes y distribuirlo en diferentes canales
- La moderación de canales permite a los moderadores administrar lo que se publica en un canal y si una publicación acepta respuestas.
- Control de tiempo (módulo Teams Shifts) permite a los trabajadores entrar y salir de sus turnos de trabajo y descansos directamente desde la aplicación móvil de Teams. Los gerentes tienen la opción de geo-cercar una ubicación para asegurar que los miembros del equipo estén en el lugar de trabajo designado cuando marquen dentro o fuera.
- La experiencia móvil transparente con audiollamadas integradas en Android, iOS y Windows Phone disponibles
Yammer
Gestión del conocimiento: diálogo entre iguales
Es la red social privada de comunicación abierta de tu empresa con las características habituales de cualquier otra red social pública, pero dentro de tu corporación.
Si necesitas, puede usarlo para solucionar de manera eficaz problemas de soporte, recopilar comentarios sobre proyectos y documentos, y publicar procedimientos recomendados
Los grupos de Yammer son un lugar donde los miembros pueden ponerse al día rápidamente en un proyecto, participar en discusiones encadenadas y mantener informados a clientes y proveedores sobre conversaciones.
La manera más rápida y fácil de descubrir información relevante, grupos, archivos y usuarios, para que todos puedan compartir sus conocimientos en diferentes departamentos y zonas horarias.
Yammer se inicia desde el iniciador de aplicaciones, igual que cualquier producto o servicio. Además, está basado en la misma identidad de Office 365 que usa para iniciar sesión (su cuenta profesional o educativa).
Algunos ejemplos de casos de usos para comenzar:
- Construir una comunidad alrededor de intereses comunes para ayudar a conectar a los usuarios para que puedan compartir recursos y experiencia.
- Cultivar la participación ejecutiva para que su organización se sienta conectada al equipo de liderazgo senior
- Hacer participar a su equipo de primera línea para proporcionar información de los clientes y escalar problemas independientemente de dónde se encuentran las personas
- Dirigir la creación de ideas y la innovación compartiendo abiertamente ideas, obteniendo comentarios de forma colaborativa y utilizando @mentions para que los expertos se impliquen en la conversación
- Ayudar a los empleados a comunicarse entre equipos, turnos o ubicaciones
- Eventos en vivo, búsqueda grupal, vista actualizada de feeds y conversaciones, cifrado mejorado y más para dispositivos iOS y Android
Microsoft Stream
Gestor de vídeos
Actualmente hemos comprobado la fuerza que tienen los vídeos para realizar presentaciones corporativas, de productos o incluso de formación y entrenamiento de sus empleados. Por ello ya hay muchas empresas que utilizan ese medio de una manera habitual para conseguir sus objetivos.
Con Microsoft Stream, gestionar los vídeos y que los usuarios de tu empresa pueden cargar, ver y compartir vídeos de forma segura es un hecho.
La colaboración entre equipos se agiliza al incluir comentarios en un vídeo, etiquetar códigos de tiempo en comentarios y descripciones para hacer referencia a puntos específicos de un vídeo y hablar entre el equipo.
Flujos de trabajo automatizados con Microsoft Flow
Microsoft ha dispuesto paquetes con acciones automáticas para que puedas implantarlas en los procesos que necesites sin necesidad de tener conocimientos técnicos.
Estas plantillas te ayudan a compilar flujos pudiendo realizar algunos cambios de configuración y beneficiarte al evitar tareas repetitivas.
Algunas de las posibles tareas que podemos automatizar con la ayuda de Microsoft Flow:
- Enviar y recibir un correo electrónico de aprobación cuando se agregue un nuevo elemento en SharePoint
- Guardar datos adjuntos de correo electrónico de Office 365 en OneDrive
- Recibir alertas push (ventana emergente) al recibir un correo electrónico importante
- Recibir recordatorios diarios en el correo electrónico
- Agregar turnos nuevos a Calendario
- Registrar respuestas de formularios en una lista de SharePoint
- Crear tareas en Planner cuando se creen tareas en Outlook
- Publicar mensajes en Microsoft Teams cuando se cree una tarea nueva en Planner
- Enviar un correo electrónico cuando haya alertas de datos de PowerBI
Office 365 aplicado a diferentes marcos empresariales
- Atención al Cliente / Usuarios:
- Registro y seguimiento de llamadas de cada contacto.
- Recogida y seguimiento de peticiones con derivación al departamento correspondiente
- Posterior estadística de contacto y acciones realizadas
- Calidad y Seguridad
- Gestionar la documentación tanto a nivel general como concreta del sector al que pertenece (con control de versiones):
- Procedimientos, requisitos, inspecciones, no conformidades, auditorias
- Encuestas y formularios
- Gestionar la documentación tanto a nivel general como concreta del sector al que pertenece (con control de versiones):
- Asesoría Legal
- Gestión documental de expedientes y procedimientos: planificación, clasificación, control, seguimiento
- Compras /Ventas
- Registro, seguimiento y control de acciones comerciales por cliente: registro de solicitud de ofertas y compras, flujos de trabajo
- Ingenierías
- Planificación de tareas, control y seguimiento del flujo de trabajo, control de tiempos,
- Previsión de uso de recursos
- Salas de reuniones, inventario de dispositivos, parque móvil..: Registro de peticiones, seguimiento de ocupación y aprobación de las peticiones
Las combinaciones de herramientas y aplicaciones que te ofrece Office 365.
Abarcan posibilidades para que el entorno empresarial sea el ajustado a las necesidades que puedas necesitar.
Ejemplo:
- Excell + Power BI para visualizar datos con gráficas y estadísticas
- Listas de SharePoint + Access + Power BI para gestionar incidencias informáticas
- CRM Dynamics 365 + SharePoint para integrar una gestión total de comercial y marketing
- Teams + Skipe + Forms para un feeback inmediato con clientes
- OneDrive + SharePoint para una rápida sincronización y trabajo colaborativo en equipo de proyectos
- …
¿Quieres conocer más para implantar en tu empresa Office 365 o la aplicación más apropiada para tus intereses?
Desde Grupo Garatu, como partners oficiales de Microsoft podemos ayudarte en el proceso de implementación de Office 365 o aconsejarte sobre la aplicación más adecuada para la productividad de tu empresa.
Empieza a gestionar con éxito automatizando muchos procesos.
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