La productividad y la movilidad de tu empresa puede mejorar gracias a aplicaciones online que digitalizan y centralizan tu trabajo personal y de equipos
Con las aplicaciones de Office 365 (Outlook, Planner,Teams, OneNote, Yammer…) puedes trabajar en un entorno seguro y con la movilidad que tu trabajo requiera, para que dispongas de tu herramientas desde cualquier lugar donde te encuentres.
¿Pero te has planteado si tu rutina diaria entorpece tu productividad?
Leer el email a primera hora es un error
Antes de comenzar a bucear en la bandeja de entrada de Outlook necesitas 15 minutos de planificación (la mañana, el día, la semana….) dependiendo del volumen de trabajo que manejes.
Sea cual sea tu tarea, primero planifica.
Olvídate de una vez por todas los post-it si tienes un trabajo colaborativo donde intervienen otras personas, si debes establecer plazos de entrega o si tienes que entregar o comunicar la información.
Elige Planner si estás en un proyecto concreto con un equipo: establece reuniones, fechas de entrega y asigna la tarea a quién deba realizarla.
Desde la metodología Kanban, el panel de tareas de Planner es muy visual e intuitivo. Tareas pendientes, en marcha y finalizadas. Asignadas a personas concretas, etiquetas de colores para diferenciar, fechas de entrega y facilidad para trasladarlas y diferenciarlas según prioridad, urgencia, etc…
Si la organización sólo depende de ti, y te conoces y acabas liándote con cosas “urgentes”, usa OneNote, Calendar y Outlook.
Estas aplicaciones se complementan entre sí, un correo se puede convertir en una tarea, una reflexión dictada por voz en OneNote puedes enviarla a un compañero por correo electrónico o agregar reuniones y eventos y compartirlos de manera sencilla, pero las opciones son infinitas. Será el equipo quien decida las necesidades que requiere y el entorno más cómodo para realizar las tareas.
Compara, elige y utilízalo, pero eso sí, aparca los post-it y las libretas. Ganarás tiempo y ahorrarás esfuerzo.
Primero lo primero. No procrastines
Pues lo primero es eso «Lo que te da más pereza», la tarea más difícil, la que exige tu concentración.
Ponte a ello sin más, sin distracciones. Si puedes ponte cascos y música para concentrarte. NO hagas caso a las notificaciones, ni al móvil ni al correo por periodo de 1 hora).
También ayuda mucho tener un poco de presión (ponte día y hora de entrega).
Una cosa muy importante, cambia la visualización de Outlook de manera que veas el calendario primero, ten volcadas las fechas de entregas, reuniones y otros eventos programados para ver con cuanto tiempo cuantas en el día, o en la semana.
Ahora si, es hora de leer el email (o no…)
Si ya trabajas en un entorno Sharepoint o Teams, si ya tienes las tareas planificadas, si utilizas el chat, ya te ahorras un montón de emails internos.
Al centralizar la información desde estos portales del empleado o desde la plataforma Yammer, todos estaremos informados en tiempo real sin necesidad de leer emails, responder, reenviar a otro compañero…
Porque ya sabemos la cantidad enorme de tiempo perdido en este tipo de acciones.
Ver Por qué necesitas un portal del empleado en tu empresa
Por lo tanto sólo tendrás emails externos o de otros departamentos que seguro no son tantos. Dedica un tiempo limitado al día a revisar tu bandeja de entrada y responder correos. Puedes redactar los correos y programarlos para que se envíen en un momento concreto, para así evitar pasar la mañana enviando y respondiendo mensajes. Además puedes programar avisos cuando estés a la espera de algún correo importante para ti. Llamar puede ser una opción más directa para aclarar temas y no caer en un bucle de correos que te hagan invertir mucho más tiempo del planificado.
Reducir el volumen de la bandeja de entrada y estar como mucho 1 hora con el resto emails ya supone un avance, ¿no te parece?
Outlook, el auténtico mayordomo
Según vayas leyendo los correos puedes archivarlos en su espacio correspondiente en Sharepoint, donde los adjuntos se guardarán automáticamente.
Ya no tendrás que volver a ese correo para rescatar información. Con el comodín de las búsquedas inteligentes que te ofrecen todas las aplicaciones de Office 365.
Ver Office 365: herramientas y soluciones en línea
Si te proponen una reunión o te surge una nueva tarea, convierte ese correo en un evento de Calendar, o en una reunión de Skype, informando también automáticamente a los demás integrantes del proyecto de dicha reunión.
Si trabajas con Teams mejor que mejor, envía todo allí y estarán informados todos los miembros de tu equipo.
Establece notificaciones en aquellas cuestiones críticas de las que tú eres responsable o partícipe.
Reuniones, otro coladero de tiempo muchas veces innecesario
Es sabido por todos que una reunión sin orden del día no tiene fin. Si además te tienes que desplazar y no hay un moderador, pues echamos la mañana y no hemos hecho nada mas.
La solución no es dejar de hacer reuniones ya que son necesarias, pero requieren de planificación.
- Skype para empresas permite realizar reuniones virtuales sin moverse de la oficina
- Calendar y Outlook enviaran notificaciónes para que todos los participantes estén conectados a la hora prevista
- El moderador realiza las invitaciones a la reunión y él lleva el ritmo y los turnos de intervención
- El orden del día y la documentación ya estaría colgada previamente en la plataforma Sharepoint, Team o Yammer
- Al finalizar los siguientes objetivos o las tareas nuevas que hayan surgido, podrán agregarse in situ a la planificación
Además, las reuniones pueden ser grabadas, el chat y los documentos que se hayan adjuntado quedarán archivados conjuntan¡mente y la posterior visualización o consulta será sencilla y rápida.
¿Alguien da más?
Recopilar información y trastear en la red
Tus momentos de actividad en blogs, redes sociales y búsquedas en internet, procura que sea a última hora, ya que aquí la dispersión puede ser peligrosa.
Recopilar la información para cuando tengas que crear documentación, con la investigación hecha previamente, te facilitará la ejecución de ese documento.
Dispones de un espacio de gestión documental, no lo dejes en tu escritorio. Será útil para otros compañeros que podrán beneficiarse de esos recursos.
Yammer es ideal para tener un panel tipo red social con las aportaciones tuyas y de tus compañeros además de servirnos como instrumento ante dudas que se salvarán gracias a los comentarios de otros expertos.
Realiza pausas. Levántate de tu sitio, pasea, estírate
Los descansos controlados en el trabajo nos ayudan a mejorar el rendimiento.
Al finalizar una tarea en concreto, disponer de cinco minutos para un café, estirar las piernas o relajar los ojos evitando la fatiga visual, nos va a proporcionar un alivio del cansancio que vamos acumulando a lo largo de la jornada.
Al volver a nuestra tarea descubriremos que disponemos de una mayor concentración que redundará en una mejora de nuestra productividad.
Quizá el rato del café además de comentar cómo nos fue el finde, pueda servir a agradecer ese documento que enviaste a un compañero o comentar cómo vamos con el proyecto común.
Estar informados y tener la información centralizada hace que nos sintamos en la misma onda como parte de un proyecto común. Con el uso de SharePoint evitamos olvidos, pérdidas, discusiones y escusas. Y al tener el control de quien y cuando ha modificado un fichero, quien comparte información (quien no), donde se guarda cada archivo o notificaciones enviadas, aparcamos los malos entendidos en pro de una colaboración más real.
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