Movilidad TI empresarial: empresas en continuo movimiento
La forma en la que trabajamos y nos comunicamos ha cambiado radicalmente, tanto en el sector empresarial como a nivel usuario, con los grandes beneficios imposibles de imaginar hace unos pocos años.
Centrándonos en el sector profesional, estamos requiriendo entornos ultra conectados, muy flexibles para que los empleados y equipos de trabajo de cualquier organización puedan trabajar desde cualquier lugar y momento, con indiferencia del dispositivo que usemos.
Hoy en día, cualquier trabajador utiliza dos dispositivos como mínimo en las tareas cotidianas; ordenadores de sobremesa, portátiles, teléfonos móviles (de empresa, particular…), tablets, etc.
Diferentes dispositivos, herramientas, plataformas, etc. elegidos de manera espontánea que a veces se escapan del control de la empresa.
Esto puede poner en riesgo la información empresarial por lo que se debe pautar el quién, cómo y con qué cuando se trate de actividades de negocio por los peligros de seguridad que esto conlleva.
Las soluciones de movilidad TI no es simplemente repartir dispositivos electrónicos a los empleados. Debemos definir una estrategia previa en función de unas políticas de movilidad que ajuste los parámetros y actuaciones necesarias en base a obtener los beneficios requeridos.
Política de movilidad empresarial: debe de ser eficaz y segura
Hoy en día la clave está en ser dinámicos.
El trabajo colaborativo y la movilidad del personal son activos necesarios para ser mucho más resolutivos en el ámbito laboral.
Es un hecho que gracias a los dispositivos móviles y las herramientas colaborativas en línea la productividad mejora.
La gestión efectiva de la movilidad, debe crear valor con tácticas que apoyen el negocio, centradas en las personas y ofreciéndoles los recursos necesarios para abordar los retos a los que se enfrentan.
Pero el foco tiene que ser la seguridad.
Una política de movilidad dentro y fuera de la empresa, debe de marcar unas pautas claras: limitaciones de uso de los dispositivos, de aplicaciones, medidas de seguridad, formación al empleado etc.
Las políticas o estrategias de movilidad en entornos empresariales responden a cuatro preguntas fundamentales:
- ¿Quién es el responsable del dispositivo?
- ¿Quién controla la conexión?
- ¿Quién controla el software utilizado?
- ¿Es seguro?
Puntos clave para crear la política de movilidad TI de nuestra empresa:
- Política de dispositivos. ¿Qué dispositivos vamos a permitir y cuáles no? ¿Están permitidos los wearables y smartphones de última generación, o por el contrario sólo permitiremos ordenadores portátiles y teléfonos móviles simples?
- Acceso a la Información. Debemos de implementar medidas de acceso a la información que sean rápidas, seguras y eficaces, desde cualquier cualquier lugar. Si dotamos a nuestros trabajadores de multitud de dispositivos de acceso a internet, también debemos de implementar accesos externos desde cualquier dispositivo para poder trabajar desde cualquier punto del mundo con conexión a internet.
- Protocolos de Seguridad estrictos. El robo de los dispositivos es el problema de seguridad más grande al que nos debemos de enfrentar. Lo mejor es proteger los dispositivos lo máximo posible, con sistemas de encriptamiento empresarial, y llevar un estricto control de todos los dispositivos.
- Conexión a redes. Muy ligado a la seguridad, debemos de llevar un control de las conexiones. El departamento de TI de la empresa, además de llevar una organización de todos los dispositivos, debe de aplicar las medidas de seguridad necesarias en la red de la empresa para impedir robo de datos, ataques o conexiones no deseadas.
- Cumplimiento de la legislación. En la actualidad, existen cientos de regulaciones y leyes relacionadas con los datos, privacidad y seguridad. Es importante que apliques medidas para cumplir con la ley de protección de datos y des formación a los empleados sobre el uso de los dispositivos.
Desde nuestra experiencia, recomendamos utilizar siempre dispositivos con soluciones de seguridad profesionales, como ordenadores equipados con cifrado empresarial por hardware.
Si no tienes tiempo para ocuparte de ello, ¡en Grupo Garatu te echamos un cable!
BYOD o «trae tu dispositivo»: ¿a favor o en contra?
Con el aumento de la movilidad empresarial también entra en juego el conocido BYOD, Bring your own device (trae tu propio dispositivo)
BYOD se basa en permitir a los empleados que utilicen sus propios dispositivos en vez de dotarles de uno para uso profesional.
Pero el BYOD tiene luces y sombras:
VENTAJAS
- Ahorro de costes al no tener que hacer un desembolso para el suministro de dispositivos
- Satisfacción del empleado al utilizar sus propios dispositivos a los que valoran más
- Mayor rendimiento obtenido al usar un dispositivo que les resulta cómodo
INCONVENIENTES
- La seguridad empresarial puede verse comprometida al no tener el control de las aplicaciones que tenga el usuario que puedan afectar al acceso de la información que disponga el dispositivo.
- La recuperación de los datos empresariales que pueda tener en su dispositivo el empleado
- No hay un protocolo de soporte técnico al no estar unificado los modelos de los dispositivos en uso
Permitir a los empleados que utilicen sus propios dispositivos, en principio podría parecer contra producente, pero está demostrado que aumenta entre un 10 y un 30% la eficiencia al trabajar. En muchas empresas los empleados pueden llevar sus propios ordenadores y teléfonos móviles, los mismos que utilizan para uso personal.
¿Cómo puede ser esto? Tiene una sencilla explicación. Antiguamente, las empresas estaban mucho mejor dotadas tecnológicamente que los usuarios domésticos. Los ordenadores personales y después los teléfonos móviles son un claro ejemplo, primero empezaron utilizándose en las grandes empresas y muchos años después, se empezaron a ver a nivel doméstico.
Hoy en día, esto ha cambiado mucho. Los usuarios están mejor equipados tecnológicamente que antiguamente, con ordenadores y teléfonos móviles de última generación, mientras que algunas empresas continúan con ordenadores antiguos y teléfonos móviles obsoletos, que restan productividad al empleado.
La tendencia al BYOD es indudable, puesto que prácticamente todos los empleados lo prefieren.
En una encuesta realizada por IBSG hace unos años, el 89% de los encuestados estaban de acuerdo con llevar su propio dispositivo, y un 69%, consideraban al BYOD una medida extremadamente positiva para mejorar su trabajo:
- Se incrementa notablemente la productividad, pues los empleados están mucho más cómodos utilizando sus propios dispositivos y realizan las tareas más rápidamente y mejor.
- Mejora la satisfacción en el trabajo al disminuir la sensación de limitaciones de una empresa. Es decir, cuando el empleado utiliza su propio dispositivo, se siente más libre, con menos diferencia de cuando no está trabajando, por lo tanto, trabaja más cómodamente.
- Aumenta la flexibilidad laboral, permitiendo a los empleados acceder a sus herramientas de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Mantener una política de BYOD solida evitará problemas de seguridad y obtendremos todas las ventajas que nos puede ofrecer
Adaptar los sistemas de la empresa al reto de movilidad
Si permitimos a los empleados utilizar dispositivos móviles para trabajar, tanto en las instalaciones de la empresa como fuera de ella, debemos de adaptar todos los sistemas y servicios para ello. De nada serviría tener conectados a todos los empleados si las herramientas de la empresa no lo están. Por ello, es fundamental tener en cuenta que el lugar de trabajo ya no es solamente la oficina, si no que puede ser cualquier sitio, y los servicios tienen que estar orientados a la movilidad.
La nube tiene un papel clave en la movilidad
La mejor opción son los servicios en la nube, accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Con una plataforma online eficaz, segura y rápida, los empleados podrán acceder a ella desde cualquier parte. Podemos apostar por la nube en muchos servicios de nuestra empresa:
- Almacenamiento en la nube, para acceder a los archivos de trabajo desde cualquier sitio.
- Herramientas ofimáticas online y colaborativas, sin necesidad de estar en la oficina.
- Emails y plataformas de trabajo en la nube donde todo esté sincronizado, estemos en el dispositivo que estemos.
La flexibilidad es fundamental en la movilidad. Debemos de implementar medidas que realmente funcionen, sean sencillas, seguras, privadas y eficientes. De nada sirve realizar videoconferencias si se están cortando cada poco o se ven mal. Cuando implementemos una tecnología, debemos de exigir calidad de servicio.
Herramientas móviles y colaborativas que permitan la libertad tanto dentro como fuera de la oficina, lo que aumenta la creatividad de los empleados.
Retos a nivel de seguridad: la movilidad podría ser un riesgo
Podría convertirse en un riesgo si no tomamos las medidas suficientes para controlar los dispositivos y la información con la que se trabaja. La movilidad plantea muchos retos, entre ellos, muchos son de seguridad, tanto a nivel del usuario como a nivel de sistema.
Seguridad de los servicios online
Las plataformas y herramientas en la nube tienen que ser seguras, rápidas y estables. Tienen que ser una alternativa real a las herramientas tradicionales, por lo tanto, tenemos que tomar las medidas necesarias para que funcionen de manera adecuada.
Garantizar la seguridad
Todos los dispositivos que entren en la empresa pueden suponer un riesgo, más si se utilizan para trabajar. El departamento de TI tiene que tener un control exhaustivo de todos los dispositivos y aplicar medidas que garanticen la seguridad de la red y de los dispositivos. Es, posiblemente, el reto más difícil de cumplir.
Controlar la protección de datos
La legislación, sobre todo la española, no es fácil de cumplir. La ley de protección de datos ofrece medidas de seguridad para asegurar la privacidad de los datos, pero a cambio se necesitan cumplir con una serie de requisitos en todo momento. Además, si no cumplimos con la RGPD, podemos tener problemas legales muy serios. El departamento TI de la empresa debe de asegurar el cumplimiento de la RGPD en todo momento.
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Conclusión: la movilidad ha marcado un antes y un después
No cabe duda de que la movilidad cada día es más importante y parece ser imparable. Aporta muchos beneficios tanto a las empresas como a los propios empleados, aumenta el rendimiento, reduce los costes de la empresa, pero también es un riesgo para la seguridad. Si cumplimos con una política de movilidad IT que de verdad asegure las conexiones, los dispositivos y marque una serie de pautas, no tenemos de qué preocuparnos.
Las oficinas ya no son igual que antes. Algunas empresas, como Automattic, -desarrolladora de WordPress- tienen modernas instalaciones, pero vacías: sus empleados prefieren trabajar desde otros lugares de manera telemática.
Estamos seguros de que la movilidad TI es muy positiva en cualquier empresa, aunque pueda parecer peligrosa, no lo es. En el Grupo Garatu estaremos encantados de asesorarte con la movilidad TI de tu empresa y plantear una política BYOD que de verdad funcione, ¡te esperamos!