Gestión de documentos, automatización de procesos, autonomía en tramites personales, centralización de la comunicación interna, etc.
La evolución de la tecnología nos brinda muchas opciones que, bien estructuradas nos lleva a una mejora del rendimiento y un ahorro de recursos y tiempo que van a contribuir a mayores beneficios empresariales.
Disponer de una Intranet redunda en hacer la vida más fácil a los empleados de cualquier corporación, sea cual sea el puesto que desempeñe.
Una Intranet no solo favorece a grandes corporaciones, sino que empresas de cualquier tamaño se benefician de disponer de nuevas formas de colaboración y acceso a sistemas.
Además, si ampliamos expectativas, la inclinación actual es crear un portal del empleado, desde donde tiene también la posibilidad de gestionar sus documentos privados con la empresa desde cualquier lugar donde lo necesite, agilizando tramites y avisos.
Ejemplo de esto es la gestión de bajas, documentos oficiales, etc.
La esencia de una Intranet es facilitar el trabajo a nuestros colaboradores por lo que debe ser sencilla, intuitiva y fácil de usar, con contenidos relevantes y útiles para ellos.
Es imprescindible considerar en todo el proceso de desarrollo cuales serán las funcionalidades principales que nos proporcionarán la ayuda necesaria. Obtener un ROI alto para evitar problemas que afecten a la productividad, será la consecuencia de haberlo pensado muy bien antes.
Ventajas de un portal del empleado
- Menor tiempo en la búsqueda de información, con el consiguiente ahorro de costes al poder ser más productivos
- Aligera los procesos de recursos humanos
- Agiliza cualquier fase del procedimiento al disponer de la información a tiempo real
- Incrementa la rapidez y eficiencia de la comunicación interna al facilitar información entre los miembros de la empresa.
- Posibilita la actualización de la información por todos los agentes implicados al disponer de un único entorno centralizado
Ideas para un portal del empleado
Estas son algunas ideas de funcionalidades que puede tener un portal del empleado:
Facilitar las notificaciones a los empleados de nuevos contenidos o cambios dentro de la empresa
Visualización del calendario laboral, para la gestión de vacaciones, días laborales y festivos, además de eventos propuestos por cualquier integrante de la empresa
Acceso directo a las políticas empresariales, reglamento interno, manuales de usuario, «Posibles preguntas», etc.
Sistema de información sobre cada integrante de la empresa, puesto, responsabilidad, correo, etc.
Espacios de trabajo desde donde se notifican los procesos, designación y ejecución de las tareas, como toda la información que pueda ser relevante para llevar a cabo sus cometido, como manuales, guías o enlaces de interés
Zona de incidencias, donde recogerlas, reenviarlas al departamento al que corresponda y asistir con manuales de resolución de problemas habituales
Blogs internos departamentales con contenido de valor para los usuarios
Espacios de trabajo para impulsar la comunicación y ejecución de tareas por grupos de trabajo
Apartado de gráficos y estadísticas que aporte una visión completa del momento donde se encuentra la empresa o sus proyectos
Zona privada de usuario donde podrá descargar o subir ficheros relevantes para él o la compañía
Servicio de mensajería y notificaciones.
etc…
Ver ¿Cuales son las ventajas de SharePoint de Microsoft para desarrollar un portal del empleado?
Comenzaremos introduciendo las tareas más básicas y necesarias del portal del empleado para que los trabajadores viendo su eficacia en el ahorro de tiempo irán familiarizándose hasta adaptarlo a su día a día.
Si quieres crear un portal del empleado para tu empresa, en Garatu te ayudamos a elegir la tecnología más adecuada para tu empresa. Comenzamos con una fase de análisis de necesidades de tu empresa y de tus empleados. Continuamos con el desarrollo de las funcionalidades hasta que puedas disponer de la plataforma de colaboración que necesitas.
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