TEAMS: Videollamadas y reuniones de equipos con externos a la organización

Centralizar la información de una reunión en un solo lugar es una de las características que hacen que TEAMS sea lider en comunicar a nuestros trabajadores en al distancia.

El teletrabajo requerido por la crisis del COVID-19 a propiciado las vídeo llamadas con nuestros clientes, alumnos, colegas de profesión... que son ajenos a nuestra empresa, pero que podemos invitarles a una reunión que se establezca en nuestro espacio privado de equipos en TEAMS.

Os contamos diferentes casuísticas y cómo podéis resolverlas fácilmente

Desde un canal de nuestro equipo de TEAMS programamos una reunión, invitamos a nuestro equipo, a personal de la empresa que necesita estar en esa reunión buscando su nombre.

Además tenemos a un participante externo que deseamos incluir en esta reunión.

Si intentamos buscar un correo de ese participante externo, no lo encontraremos.

Junto a esa caja de búsqueda tenemos un símbolo CADENA, que genera una URL a compartir con quien queramos se incorpore a la reunión.

La cadena destacada en amarillo proporciona un link abierto a la reunión

Enviamos por e-mail u otro medio este link para que el invitado pueda incorporarse a la reunión.

Enlace reunion temas con externos

Hay varias consideraciones:

• Desde Windows te pedirá que lo abras desde un navegador compatible (Explorer 11, Microsoft Edge,  y las últimas versiones de Firefox y Chrome) o descargar la aplicación, ocupa 87MB
• Desde Android y Iphone te pide descargar la aplicación TEAMS es gratuita, ocupa 157MB y 228,4 MB respectivamente

Unirse a una reunión de TEAMS desde aplicación o por navegador

El invitado deberá dar permiso de acceso al micrófono y a la cámara, rellenar el nombre con el que serás visible en la reunión y esperar a que el que ha convocado la reunión acepte o rechace tu incorporación.

Usuario externo unirse a la reunión de TEAMS

El organizador acepta a «Externo» a unirse a la reunión

El organizador de la videollamada puede grabar esta y almacenarla en la aplicación de Office 365 Stream, posteriormente la compartirá en el canal elegido (Teams, Yammer, Sharepoint, Outlook) siendo sólo visible para los que tuvieran permiso en el canal donde se ha producido dicha reunión, en nuestro caso en un canal de TEAMS.

Stream permite descargar ese vídeo para poder transmitirlo por ejemplo a las personas implicadas en un proyecto que son externos a la empresa.

Mientras se graba la reunión también podemos Chatear (solo los miembros del equipo) en la parte derecha de la pantalla, podemos adjuntar archivos o compartir pantallas para mostrar lo que sea necesario.

El completo de la información queda vinculada y recogida en el canal de TEAMS en el que hayamos realizado la reunión.

Es importante que la reunión se convoque en el lugar adecuado, desde los chats o grupos de chat también podemos realizar esta reuniones, pero la consulta de la información posteriormente será más fácil de encontrar.

Constancia de la reunión en las publicaciones del Canal desde el cual realizamos la reunión del equipo de TEAMS

TEAMS está pensado para el trato profesional, aunque el distanciamiento al que nos estamos viendo abocados quizá acabemos usándolo como pausa-café para interactuar de una manera más informal con nuestros compañeros. recomendamos se hagan estas quedadas virtuales desde los chat grupales que pueden servir para felicitar a los cumpleaños, o charlas y compartir impresiones como haríamos en el descanso de trabajo.