SharePoint: un eficiente portal del empleado para tu empresa

Duplicidad  y pérdida de control de archivos, uso excesivo del correo automático, dificultad para trabajar desde cualquier lugar donde nos encontremos, licencias obsoletas…

Esto tan habitual dentro de cualquier empresa nos lleva a plantearnos  las posibilidades de las herramientas colaborativas que Microsoft O365 ofrece para facilitar la forma de trabajar en las empresas.

Además, disponemos de soluciones incluidas en Office 365, como es Sharepoint como intranet empresarial.

¿Cuales son las ventajas de SharePoint para desarrollar un portal del empleado?

Sharepoint, incluido en los planes de productividad empresarial de Office 365, es la herramienta de Microsoft.

Las herramientas de O365 se desarrollan en la plataforma Azure en modalidad Infraestructura como servicio, más conocido como IaaS.

El desarrollador será el que adapte el entorno de Office a las necesidades de la empresa, aunque si tu proveedor dispone de un entrono IaaS privado, el proyecto también podría desarrollarse en una infraestrucutra que no fuera Azure.

Para que las empresas vayan familiarizándose con O365 os recomendamos realizar pequeños proyectos acompañados por un consultor TI que establezca la hoja de ruta de la implantación.

Lo más habitual suele ser comenzar con una migración de buzones a Outlook (herramienta de correo). Después, podrían unificarse las herramientas más conocidas de Office (Word, Excel, PowerPoint, Access) en un gestor documental (Sharepoint) que permita un mayor control sobre la edición de archivos, independientemente de quién los haya modificado, para que siempre se acceda a la última versión y favorezca el acceso a la documentación a los empleados desplazados.

El consultor TI facilita la adopción de herramientas para un uso colaborativo.

Sharepoint dispone de diferentes modelos que aportan de forma ágil, flexible y escalable, un sin fin de soluciones empresariales relacionadas con la colaboración, la comunicación, la inteligencia de negocio y la gestión del conocimiento.

Con SharePoint puedes construir:

• Soluciones de Intranet
• Portal del empleado [Ver Por qué necesitas un portal del empleado en tu empresa]
• Portales web con una potente gestión de contenidos
• Extranets
• Sitios de colaboración con clientes y proveedores
• Gestiones de calidad o de incidencias y peticiones, o de proyectos, o de lanzamientos de productos, o de comités, a la vez que cuadros de mando integral, gestiones de proceso basadas en solicitud de todo tipo
• Frontales web de aplicación y de backoffices

Puedes ver todos los detalles de la creación y edición de cualquier archivo: quién lo ha creado, cuándo, quién ha intervenido, quién ha sido el último en editar…

Te permite crear grupos de trabajo personalizados y editar documentos entre varios usuarios, mejorando así la comunicación interna de la empresa y la participación.

Su modo de trabajo offline también posibilita seguir trabajando en los archivos cuando no se disponga de conexión a Internet.

¿Por qué necesito una Intranet con SharePoint?

• Automatizar los procesos de tu negocio: alertas y notificaciones, flujos de trabajos, sincronizar archivos, recopilar datos (workflows) y flow (acción-reacción entre aplicaciones)
• Acabar con esas pérdidas de tiempo innecesarias en búsquedas y localización de documentos.
• Para no hacer un uso excesivo del correo electrónico.
• Evitar el desorden de archivos
• Tener acceso a todos tus archivos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar, eliminando esas limitaciones de poder trabajar solo en el puesto de trabajo.
• Mayor eficiencia en la administración de proyectos y flujos de trabajo
• Mejora la gestión de los miembros del equipo involucrados en un mismo proyecto.
• Integración con Microsoft Project y Outlook, te ayuda en los plazos y fechas de entrega para las responsabilidades asignadas
• No necesitas saber ningún lenguaje de programación.
• Permite desplegar en el portal, herramientas de inteligencia de negocios (BI) como Power Pivot (análisis de datos) y Power BI (visualizar y compartir datos ), por medio de gráficos y filtros que ayuden a analizar a nivel comercial, financiera y operaciones.

Ver Desarrollo de SharePoint para empresas de cualquier tamaño >>

¿Cuáles son las claves del potencial de Sharepoint en una empresa?

1.  En Cloud te beneficias de una mayor flexibilidad de tu espacio de trabajo  ya que dispones de accesibilidad a todos los documentos desde el lugar donde te encuentres. Mediante la integración con OneDrive puedes editar documentos en tiempo real a la vez que otras personas
2. Total movilidad con la posibilidad de ejecutar una redirección automática a la versión SharePoint de navegador móvil, así como acceder a todas las Office Apps para editar tus documentos desde cualquier dispositivo
3. Posibilidad  de colaboración en múltiples tareas accesibles desde cualquier lugar
4. La comunicación con los miembros de tu empresa es fundamental. SharePoint te ayuda facilitando el uso de sistemas sociales y de colaboración a través de su plataforma, en la que ha incorporado funciones como:
   • Integración con Yammer,la red social empresarial de Microsoft.
   • Tablones de discusión, impulsando la participación.- Sitios de comunidad específicos, con moderadores y gestión personalizada.
   • Perfiles propios para cada usuario,donde se puede poner nuestra información, así como crear blogs con la finalidad de compartir contenidos propios.
5. El control IT de SharePoint se adapta a los diferentes entornos de tu empresa pudiendo gestionar la seguridad, administrar el gobierno corporativo y desarrollar soluciones sobre la plataforma si surgen nuevas necesidades.

Si quieres crear un portal del empleado para tu empresa, en Garatu te ayudamos a elegir la tecnología más adecuada para tu empresa. Comenzamos con una fase de análisis de necesidades de tu empresa y de tus empleados. Continuamos con el desarrollo de las funcionalidades hasta que puedas disponer de la plataforma de colaboración que necesitas.