Gestiona tablas de Excel desde listas de Sharepoint y viceversa

Existen muchísimas gestiones empresariales que se siguen realizando en tablas de Excel, esta aplicación es muy potente y en todas las empresas tenemos algún gurú de esta eficaz herramienta.

Al contrario, los usuarios que deben alimentar con datos estas tablas de excel, quizá no sean muy duchos en la materia y tengan que enviar un email al responsable, pasar tickets físicos o trastear con la hoja de excel que con tanto mimo tiene preparada el responsable.

Todas estas casuísticas no hacen más que complicar una tarea que se puede resolver de forma muy sencilla desde Sharepoint.

Ponemos como ejemplo la Gestión de Dietas y kilómetros:

Tenemos a varios trabajadores de la empresa fuera de la oficina, estos diariamente deben apuntar en ta tabla de Excel en cuestión los gastos de kilómetros  y los importes de las comidas. Normalmente se dedican una vez al mes a rellenar toda esa información para que desde administración puedan calcular los importes a pagar, ¿no habéis recibido el típico email de MAÑANA SIN FALTA necesito el parte de kilómetros de cada uno?.

La solución es convertir la tabla de excell en una lista de sharepoint y dar acceso al formulario donde los usuarios introducen la información en tiempo real desde su móvil.

Podemos crear vistas de esta lista a cada responsable filtrando la información que necesite para gestionar su departamento.

Dependiendo de donde parten los datos ya cumplimentados, detallamos las dos formas de trasladar estos datos al formato que más nos convenga en cada caso: Excell o Sharepoint

Vincular lista de datos de Sharepoint desde Excel

• En Excel: Nueva consulta, de otras fuentes, lista de sharepoint, elegir la lista (editar)
• Seleccionar las columnas que te interesen
• Se actualiza el Excell si se agregan registros en la lista de Sharepoint

Exportar tabla de Excel a una lista de Sharepoint

• Debemos convertir el listado de excell en formato tabla
• Desde la pestaña diseño, Datos externos de tabla, Exportar tabla a una lista de sharepoint,  e indicamos la url del sitio de sharepoint y le damos nombre a esta lista
• En la siguiente ventana verificamos el formato de las columnas y los tipos de datos
• Aparecerá un enlace a esta nueva lista en sharepoint o podremos ir a buscarla a nuestro sitio en Contenidos del sitio

Como dar acceso a generar los registros de esta lista/tabla a los usuarios

Este formulario se consigue construyendo la url de la lista e incluyendo /NewForm.aspx

URL DEL SITIO/Lists/NOMBRE DE LA LISTA/NewForm.aspx

Si ya tienes Office 365 en tu empresa y Sharepoint descargado en tu móvil, usas TEAMS o símplemente tienes esta URL agregada a favoritos, podrás cómodamente incluir tu registro de dietas y kilómetros.

Éste quedará reflejado tanto en la lista de Sharepoint visible para quien la necesite consultar como en la tabla de Excel vinculada, con la que trabajará el responsable de contabilizar estos gastos.